راهنمای دستورالعمل انبار گردانی

نکات قابل توجه در تهیه دستورالعمل انبارگردانی

1- نکاتی که باید قبل از شمارش از طرف مسئولین شرکت مورد توجه قرار گیرد :

1-1- انتخاب شخصی مسئول بعنوان هم آهنگ کننده انبار گردانی ، این شخص سرپرستی عملیات شمارش را بعهده خواهد گرفت .

2-1- دستور العمل تهیه شده توسط هم آهنگ کننده کاملا مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و موسسه حسابرسی تماس حاصل شود

.3-1- روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمتهای مختلف بصورت کتبی اطلاع داده شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند ( متذکر می شود ، هرگاه در حین انبار گردانی بنابر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد ، بایستی کلیه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد )

4-1- گروههای شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین و آموزش کافی داده شوند . لازم است به آنان تذکر داده شود تا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودند باید با هماهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند .

5-1- هم آهنگ کننده موجودی برداری قبلا انبار یا انبار ها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئن گردد که :

1-5-1- اقلام به شکلی چیده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذیر باشد .

2-5-1- موجودیهایی که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل ، مشخص شوند .

3-5-1- اقلام ناباب ، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند .

4-5-1- برای آنکه موجودیهای امانی ( اجناس دیگران نزد شرکت ) در شمارش موجودیهای شرکت به حساب نیایند باید از سایر موجودیها جدا و مشخص چیده شوند .

5-5-1- نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب یا گذارده شده باشد .

6-1- برای آسانتر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش در دونسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره گذاری شده باشد . هم آهنگ کننده موجودی برداری مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده ( تسلیم شده ) به شمارش کنندگان را نگهدارد . برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده ( به هر دلیل ) همراه با برگه های استفاده شده به هم آهنگ کننده تسلیم گردد .

7-1 – پیش از اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها مانند صدور کالا ، رسید کالا و غیره به هم آهنگ کننده موجودی برداری گزارش گردد .

8-1- مشخصات و تعداد ( مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل کنترل باشد .

9-1- تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود ، برای این دسته از اجناس فاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودیها به حساب آمده است .

10-1- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمتهای مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود .

2- مواردی که باید طی شمارش مورد توجه قرار گیرند :

1-2- موجودی برداری  بوسیله گروههای دو نفری انجام شود . یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش آنرا ثبت نماید . تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید بگونه ای انتخاب گردد که با موجودیها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد .

1-1-2- چنانچه موجودیهایی بر اساس وزن ثبت می شوند ، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برای توزین موجودیها در دسترس باشد .

2-2- ترجیحا ، موجودیها دو بار و هر بار وسیله یک گروه دو نفری متفاوت شمارش گردد .

3-2- برای جلوگیری از دوباره شمارش شدن یا شمارش نشدن پاره ای از موجودیها ، شمارش بایستی به شکل اصولی انجام پذیرد مثلا موجودیها را ردیف به ردیف ( از ابتدا تا انتها ) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمایند .

4-2- امضاء تمام برگه های شمارش و هرگونه اصلاح در آنها وسیله هر دو گروه شمارش کننده ضروری است .

5-2- موجودیهای معیوب ، فاسد ، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد .

6-2- بطور نمونه باید محتویات تعدادی از موجودیهای سربسته توسط گروههای شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد .

                                    

3- مواردی که باید پس از پایان موجودی برداری مورد نظر قرار گیرد :

1-3- کلیه برگه های شمارش ( شامل برگه های استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده ) برای هم آهنگ کننده موجودی برداری برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه های شمارش ارسال شوند .

2-3- چنانچه نتیجه شمارش توسط دوگروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودیها اختلاف داشته باشد ، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم می باشد .

3-3- پس از خاتمه شمارش ، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تائید هم آهنگ کننده موجودی برداری باشد .

4-3- باید نتیجه بدست آمده با مدارک دائمی ( در صورتیکه وجود داشته باشند ) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند .

5-3- بررسی مغایرات و اصلاح مدارک پس از تائید هم آهنگ کننده موجوی برداری امکان پذیر خواهد بود .

6-3- برگه های شمارش و صورت جلسات باید بوسیله کلیه مسئولین ( شمارش کنندگان ، هم آهنگ کننده موجودی برداری و حسابرس داخلی ) امضاء شود .

7-3- یک نسخه از دو نسخه مورد استفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود .